Az esemény dátumán és az érkezési időn túl sok fontos kérdés van még amit érdemes feltenni potenciális vendégednek, nem beszélve az elvárások egyeztetéséről a zökkenőmentes foglalási élmény biztosítása érdekében.

Az alábbiakban összegyűjtöttük neked a Helyszinem.hu által javasolt kérdéseket. Reméljük, hogy megfelelő útmutatással fognak szolgálni saját kérdéseid elkészítéséhez!

Első lépés: Ismerd meg a vendéged!

Amikor először megkeresést vagy foglalási kérést kapsz, szánj időt arra, hogy megfelelően megfogalmazott kérdéseket tegyél fel. Az alábbiak példák segíthetnek:

1.Miért ezt a helyszínt választotta?

Természetes dolog arra kérni a vendéget, hogy osszon meg többet arról, hogy miért esett rád a választása. Ráadásul a vendég foglalási okának megértése kulcsfontosságú annak megismeréséhez, hogy a helyed megfelel-e a számára.

2.Milyen alkalomra foglalt?

Kérd meg a vendéget, hogy meséljen többet az eseményéről. Ha vannak olyan tevékenységek, amelyeket nem támogatsz (például esküvők, nagy partik, kiskorúak összejövetelei, stb.), akkor a beszélgetés elején tájékoztasd a vendéget ezekről.

3.Mekkora a költségvetés?

Ne riadj vissza attól, hogy ezt megkérdezd! Ez az információ segít megérteni az általános alkalmasságot a helyszín tekintetében.

4.Hány fő érkezik?

Ez egy ellenőrzési módszer is lehet arra vonatkozóan, hogy emlékeztesd a bérlőt a maximális vendég kapacitásodra. Ez a szám gyakran változik, ezért mindig hasznos, ha ezt tisztázod előre. Ha egy produkció forgatását koordinálják, kérd meg őket, hogy adják meg a stáb és a személyzet létszámát.

5. Tervez-e alkoholt hozni és/vagy eladni?

Ha a válasz igen, akkor kérhetsz további részleteket (nyitott bár, pénztár stb.), és vitassátok meg a további engedélyezési és biztosítási követelményeket.

6. Ellátás is lesz a rendezvényen?

A hely típusától függően ez a kérdés fényt deríthet a vendég számára szükséges minimum igényekre, és segíthet meghatározni a helyszín alkalmasságát.

7. Mennyi időre lesz szüksége a rendezvény díszletének, berendezésének felállításhoz és a lebontáshoz?

Ez lehetőséget ad neked, hogy megértsd a rendezvény előkészítésével és lebontásával járó munka nagyságát, és emlékeztetni tudod a vendéget, hogy foglalási kérelmükben számoljanak ezekkel az extra órákkal is.

8. Milyen bútorokat, kellékeket vagy felszereléseket tervez magával hozni a helyszínre?

Nem árt ha tisztában vagy vele milyen bútorokat tárgyakat fognak a helyszínre behozni.

9. Zene lesz?

Akár DJ, akár élő zenekart vagy egyszerűen bluetooth kihangosító használata, az esetleges zajhatásokra való felkészülés hasznos lehet.

10.Foglalt már korábban a Helyszinem.hu-n? 

Házigazdaként fontos, hogy kellő gondossággal ellenőrizz minden vendéget. Ha a vendég korábban használta már a Helyszinem.hu platformot, feltétlenül ellenőrizd nyilvános profilját, hogy megnézd a korábban róla írt értékeléseket.

11.Van-e további kérése vagy olyan információ amiről még tudnod kell?

Nyugodtan kérd meg, hogy gondolja át a rendezvény, esemény részleteit és szóljon ha bármi másban segítségre van szüksége, a vendégnek ez biztosan jól fog esni, Te pedig nem maradsz le semmilyen fontos részletről.

Második lépés: Ellenőrizd az igényeket és elvárásokat!

1.Hány főre van megerősítve a foglalás?

A rendezvényszervező stáb vagy vendég létszámában tevékenységétől függetlenül változások lehetnek, például az eladó személyzet, a stáb tagjai, személyzet tagjai, esetleg a biztonsági személyzet és a vendégek. Ha néhány nappal az esemény előtt felteszed ezt a kérdést, információt kapsz arról, ha változott a létszám, és ha igen emlékeztetheted a rendezvényszervezőt, hogy további díjakat kell fizetnie.

2.Mikorra tervezik az érkezést?

Ez egy lehetőség, hogy kiderítsd ha túlórával kell számolnod. Bár kényelmetlen lehet előhozni, a legjobb, ha a foglalást megelőző napon egyszerű emlékeztető üzenetet küldesz, hogy mikorra várod őket és ha ettől eltérő időpontban szeretnének érkezni előfordulhat, hogy extra óradíjat kell fizetniük.

3.Van-e valamilyen kérdés a szabályzattal kapcsolatban?

Tedd fel időben ezt a kérdést, hogy gyengéden ösztönözd őket, nézzék át a szabályzatodat . Ez nagyban hozzájárul elvárásaid megfogalmazásához és fenntartásához.

4.Hány gépjárművel érkeznek helyszínre?

Mivel ez egy gyakran elfelejtett részlet, amely később fejfájást okozhat, fontos, hogy néhány nappal a vendég érkezése előtt erről szót ejtsetek. Ez a lehetőség arra, hogy vendégszerető legyél, útmutatást adhass a parkoláshoz, és garantáld, hogy a foglalás pozitív benyomással kezdődjön.

5.Milyen legyen elrendezése a helyszínnek?

Ötcsillagos értékelésre hajtva, gondoskodj róla, hogy a helyszíned a vendég tetszése szerint legyen kialakítva természetesen a lehetőségeidnek és a szabályzatodnak megfelelően. Előzetesen egyeztesd le a vendég elvárásait a berendezéssel kapcsolatban, hogy a rendezvény gördülékenyen tudjon működni!

6.Ki lesz az esemény koordinátora?

Abban az esetben, ha te egy asszisztenssel vagy alkalmazottal egyeztettél  aki nem biztos, hogy ott lesz a foglalás napján, akkor meg kell adnia a helyszínen lévő “koordinátort” és annak elérhetőségét az esetleges utolsó pillanatban bekövetkező változások miatt.

7.Van még bármire szüksége?

A vendégeknek gyakran vannak olyan last-minute igényeik, amelyeken könnyen segíthetsz. Legyen szó személyzetről, projektorról vagy bármi másról, a kérdés egyben egy felajánlás a vendégnek, hogy hajlandó vagy ilyen igények kielégítésére.

Harmadik rész: Visszajelzés és értékelés kérése

1.Könnyen megtalálta a helyet?

A vendég foglalási tapasztalata, visszajelzése kulcsfontosságú lehet a jövőbeli foglalások vendégélményének javítása szempontjából. A legtöbb vendég hajlandó válaszolni ezekre a kérdésekre és jó érzés lesz nekik, hogy ügyelsz a legapróbb részletekre is.

2.Mindennel meg volt elégedve?

Az esemény sikerességének megértése, valamint az esetleges problémák feltérképezése javítja a jövőbeni foglalási folyamatokat. Ez nagyszerű lehetőség arra, hogy a jövőben ötcsillagos foglalási élményt teremts minden vendéged számára.

3.Tehetsz-e még valamit annak érdekében, hogy pozitív véleményt írjon rólad?

A kérdés egyszerű legyen, kedvesen szólítsd meg a vendéget. A vendég úgy fogja érezni, hogy a házigazdának valóban fontos, hogy nagyszerű foglalási élményt biztosítson neki és egyben egy óvatos emlékeztetőként szolgál  értékelés írására.